Firmalara tedarikçilerinden veya hizmet aldıkları firmalardan gelen elektronik faturalar, Muhasebe II modülünde bulunan E-Fatura İşlemleri bölümünden toplu olarak muhasebeleştirilebilir. Özellikle çok yoğun evrak sirkülasyonu olan mali müşavirlik büroları, mükelleflerinden alacakları e-fatura/e-arşiv dosyalarını çok kolay bir şekilde muhasebe fişine dönüştürebilecekler.

İşlem Adımları Parametrelerin Tanımlanması Bu işlem için Muhasebe II modülü, E-Fatura İşlemleri  Sabit Tanımlar  Parametreler bölümüne girilir. Bu bölümde ilgili şirkete ait dönem, vergi numarası, dosya yolları gibi bilgiler tanımlanır. Ana Parametreler ve Diğer Parametreler olmak üzere iki sayfadan oluşmaktadır.

Bu sayfada ilgili dönem, firmanın Vergi veya TC Kimlik numarası, gelen ve giden faturaların dosya yolları tanımlanır. Transfer sırasında bu sayfada tanımlanan vergi kimlik numarasına göre faturalar kontrol edilir ve yanlış faturalardan ilgili firmaya ait olmayan faturalardan muhasebe fişi oluşturulması engellenir.

Bu sayfada muhasebe fişi oluşturulması sırasında kullanılacak parametreler ve e-fatura görüntüleme parametreleri tanımlanır. Kapalı Faturayı Cariye İşle parametresi ödeme yöntemi nakit olan faturalarda kasa hesabının yanı sıra satıcı/müşteri hesabının da çalışmasını sağlar. Genel Muh.Bağlantı Grubu bölümüne, muhasebe fişi oluşturulması sırasında kullanılacak tanımlamaların bulunduğu bağlantı grup tanımı yazılır. Bu grup tanımı aşağıda anlatılacağı üzere Sistem Yönetimi modülü (ETASQLSYS), Ortak Tanımlar  Muhasebe E-Fatura Grup Tanımları bölümünden yapılır. Muhasebe Kodu Arama Önceliği parametresi, tanımların şirket bazında mı, genel bazda mı okunacağını belirler. Vergi Bağlantı Bilgileri bölümünde vergi kodları ve vergi kod numaraları tanımlanır. Fatura Dizayn Bilgisi bölümünde faturaların görüntülenmesi sırasında kullanılacak şema bilgileri belirtilir. Görüntüleyici Seçimi bölümünde e-faturanın görüntülenmesi sırasında kullanılacak yöntem belirlenir.

Muhasebe Bağlantıları için Tanımlar Muhasebe E-Fatura Grup Tanımları (Tüm Şirketler için Genel Tanımlama) Bu işlem için Sistem Yönetimi modülü (ETASQLSYS), Ortak Tanımlar  Muhasebe E-Fatura Grup Tanımları bölümüne girilir. Bu bölümden muhasebe fişi oluşturulurken kullanılacak muhasebe hesaplarına ait ana gruplar tanımlanır. Fatura Bilgileri, Vergi Bilgileri ve Mal Hizmet Bilgileri sayfalarından oluşur. Fatura Bilgileri Bu bölümden fatura geneli için muhasebe bağlantı bilgileri tanımlanır. Örneğin fatura da geçen iskonto vb. bilgiler için muhasebe hesap tanımlaması bu bölümden yapılır.

Vergi Bilgileri Bu bölümden faturada geçen vergiler için muhasebe hesap kodları tanımlanır. Örneğin e-fatura sisteminde 0015 vergi kodu KDV yi ifade eder. KDV ile ilgili muhasebe kodları 0015 vergi kodunun karşısına oranlara göre tanımlanır.

Mal Hizmet Bilgileri Bu bölümden vergi kodları ve oranlarına göre, mal/hizmet hesapları için muhasebe hesap kodları tanımlanır. Stok bazında ayrım yapılmayacaksa, örneğin KDV oranı bazında mal/hizmet hesapları tanımlamak, özellikle muhasebe büroları gibi hesap planı tüm şirketler/mükellefler için ortak olan yerlerde pratiklik sağlar

Muhasebe Bağlantı Tanımları (Şirket bazında tanımlama için) Bu bölümden muhasebe fişi oluşturma sırasında şirket bazında ayrı ayrı muhasebe kodları kullanılacak ise tanımlamalar yapılır. Bu işlem için Muhasebe II modülü, EFatura İşlemleri  Sabit Tanımlar  Muhasebe Bağlantıları bölümüne girilir. Bu bölüm de Fatura Bilgileri, Vergi Bilgileri ve Mal Hizmet Bilgileri bölümlerinden oluşur. Fatura Bilgileri ve Vergi Bilgileri bölümleri yukarıda anlatılan genel tanımlama ekranları ile aynı şekilde tanımlanır. Mal Hizmet Bilgileri bölümünde genel tanımlara ilaveten faturada geçen stok bilgilerine göre ayrı muhasebe hesap tanımları da tanımlanabilir. Bu bölümde ayrıca yapılan tanımlama genel veya cari/firma bazında ayrı ayrı yapılabilir. Genel tanımlama için Bağlantı Tipi 3-Genel olarak belirlenir. Genel tanımlama yapıldığında bütün cari/firmalardan gelen faturalar için aynı hesap kodları kullanılır. Bağlantı Tipi 1-Vergi Hesap No veya 2-T.C.Kimlik No seçildiğinde yapılan tanımlamalar ilgili kimlik numaralarına göre özel yapılmış olur. Ekran 6 da KDV oranı bazında ve stok bazında ayrı tanımlama örnekleri görülebilir.

E-Fatura Dosyasından Aktarım Gerekli tanımlamalar uygun şekilde yapıldıktan sonra fatura dosyalarından muhasebe fişi oluşturma işlemine geçilebilir. Bu işlem için Muhasebe II modülü, E-Fatura İşlemleri  E-Fatura Dosyasından Aktarım bölümüne girilir. Bu bölümden daha önceden ilgili klasörlere aktarılmış e-fatura/e-arşiv xml dosyalarından muhasebe fişleri oluşturulur. İki bölümden oluşur;  Gelen Dosyadan Muhasebe Fişi Oluşturma (Alış Faturaları)  Giden Dosyadan Muhasebe Fişi Oluşturma (Satış Faturaları) Gelen (Alış) ve Giden (Satış) dosyadan muhasebe fişi oluşturma bölümleri aynı mantıkta çalışmaktadır. Gelen/Giden Dosyadan Muhasebe Fişi Oluşturma Bu bölüm Gelen/Giden Faturalar, Muhasebeleştirilecek (Onaylanan) Faturalar, Muhasebe Fiş Bilgileri sayfalarından oluşmaktadır. Gelen/Giden Faturalar Bu bölüme girildiğinde Gelen Faturalar sayfası açılır ve ilgili klasörlere kopyalanan faturaların listesi gelir

Gelen listeden Dosya Adı tıklanarak e-faturanın görüntülenmesi sağlanabilir.

Onay kutucuğu işaretli olan faturalar F2-Onaya Gönder butonu ile onaylanan faturalar bölümüne aktarılır. Aktarım sırasında parametreler de tanımlanan Vergi/TC Kimlik numarası ile faturada geçen vergi numarası karşılıklı kontrol edilerek hatalı onay işlemleri engellenir.

Onay kutucukları sağ Mouse ile toplu kaldırılabilir veya işaretlenebilir. F5-Güncelle butonu ile örneğin mükelleften e-posta olarak gelen ve indirilen dosyalar (download) klasörüne kaydedilen fatura dosyalarının Alınan klasörüne kopyalanması sağlanabilir. Muhasebeleştirilecek (Onaylanan) Faturalar Bu sayfada onaylanan faturalar listelenir. Yine onay kutucuğu işaretli olan faturalar F2-Fiş oluştur butonuna tıklandığında muhasebe fişleri, daha önce yapılan tanımlamalara göre oluşturulur. XML dosya bölümü tıklandığında fatura görüntülenebilir. F3-Arşive Taşı butonu ile muhasebe fişi oluşturulmayacak faturalar Arşiv klasörüne doğrudan taşınır.

Muhasebe Fiş Bilgileri Bu sayfada oluşacak fişlere ait bilgiler tanımlanır. Örneğin muhasebe fişinin tipi, özel kodu, belge türü, hazırlayan kodu gibi bilgiler bu sayfadan tanımlanır.

Muhasebe fiş bilgileri bölümü kontrol edilip gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra F2-Fiş Oluştur butonu ile muhasebe fişlerinin oluşturulması işlemine başlanır. Muhasebe Fiş Ön İzleme parametresi işaretlendiği takdirde her fatura için muhasebe fişleri ekranda gösterilir ve onay istenir. Muhasebe fişleri kayıt edildikten sonra fatura dosyaları arşiv klasörlerine otomatik taşınır.

Arşive Taşınan Faturalar Gelen (Alış), Giden (Satış ) faturaları muhasebeleştirildikten sonra otomatik olarak arşiv klasörüne taşınır. Bu faturalar daha sonradan görüntülenmek istendiğinde Arşive Taşınan Faturalar bölümünden kriter de verilerek listelenebilir. Listelenen faturalar görüntülenebilir, yazdırılabilir veya görüntülendikten sonra e-posta olarak gönderilebilir.